Privacyverklaring

Voor wie is dit Privacy statement bedoeld?

Dit privacy statement geldt voor alle klanten van Koffiemax B.V. en Leasemax B.V. die van ons producten en/of diensten afnemen. Voor de leesbaarheid in deze privacyverklaring refereren wij aan beide bedrijfsonderdelen als ‘Koffiemax’ en communiceren wij in de ‘wij’ vorm. Wij leveren uitsluitend zakelijke diensten.

Dit privacy statement geldt tevens als u geen klant bent maar contact legt met ons omdat u interesse heeft in onze producten en/of diensten of in geval u onze website bezoekt. Ook voor voormalige klanten geldt dit privacy statement zolang wij nog gegevens van u hebben.

Uw gegevens

Wij verwerken uw gegevens voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst (dit is de zogenaamde wettelijke grondslag voor de gegevensverwerking). Ook gebruiken wij uw gegevens voor het verwerken en uitleveren van een opdracht of het verwerken van een informatieaanvraag (via onze website).

Wij registeren onder meer;

  • uw bedrijfsnaam;
  • naam en geslacht van contactpersonen;
  • (lever)adres;
  • factuuradres;
  • telefoonnummer;
  • emailadressen;
  • Kamer van Koophandel nummer;
  • BTW nummer(s);
  • kopie van het legitimatiebewijs van tekenbevoegde;
  • IP adres;
  • eventuele andere gegevens die wij van u ontvangen. (tezamen later in deze verklaring te noemen ‘uw gegevens’)

Bij het plaatsen van een order bij Koffiemax registeren wij de afgenomen producten in ons systeem. Als wij contact hebben over vragen of klachten registreren wij deze ook om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en om onze dienstverlening te verbeteren.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren uw contact- en financiële gegevens zolang deze nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Daarnaast zijn er wettelijke bewaartermijnen. Als hoofdregel geldt dat wij uw gegevens bewaren voor de duur dat iemand klant bij ons is. Daarna bewaren wij deze gegevens nog maximaal 5 jaar. Van personen die nooit klant zijn geweest bewaren we de contactgegevens één jaar.

Voor bepaalde gegevens geldt en andere bewaartermijn:

  • Op basis van belastingwetgeving bewaren wij sommige gegevens zeven jaar. U kunt hierbij denken aan een kopie van de opdrachtbevestigingen en facturen. Openstaande facturen worden door ons bewaard totdat deze zijn voldaan.
  • Gegevens over een eventueel geschil tussen ons bewaren we nog één jaar nadat het geschil ten einde is.
Het leveren van onze producten en/of diensten

Na het plaatsen van een opdracht gaan wij direct aan de slag om deze zo snel en goed mogelijk aan u te kunnen leveren. Om dit te kunnen verzorgen delen wij gegevens als bedrijfsnaam, (levering)adres, contactpersoon en telefoonnummer met onze monteurs of (route-)operators. Bij levering door ons wordt de naam en handtekening van de ontvanger bij de klant digitaal geregistreerd (een zogenaamde leveringsbron) Wij doen dit om de levering van de order voor u en ons te registreren.

Na levering gebruiken wij de leveringsbron en uw gegevens om een factuur op te maken van de geleverde producten en/of diensten en deze factuur aan u te verzenden.

Toegang systeembeheerders

Voor het uitvoeren van noodzakelijk systeemonderhoud kunnen wij IT-serviceproviders inschakelen. Bij het verlenen van dergelijke diensten hebben deze externe serviceproviders mogelijk toegang tot uw gegevens in onze systemen. Met deze dienstverleners hebben wij contractuele afspraken waarin uw privacy gewaarborgd wordt.

Contactgegevens

Wij gebruiken uw gegevens om contact met u op te nemen over (nieuwe) orders, levering, plaatsing, (nieuwe)producten, vragen en facturatieverplichtingen. Daarnaast kunnen wij ook per email of telefoon contact met u opnemen om te vragen wat u van onze dienstverlening vindt. Zo kunnen wij blijven werken aan het verbeteren van onze dienstverlening.

Beveiliging

Koffiemax registreert uw gegevens in een beveiligde omgeving. Wij hebben hierbij alle benodigde veiligheidsvoorzorgen genomen, u kunt hierbij denken aan een geavanceerd wachtwoordbeleid en back-up door een ISO gecertificeerde aanbieder.

Indien er hard copy gegevens worden bewaard gebeurt dit in afgesloten kasten. Daarnaast is ons pand beveiligd met een gecertificeerd alarmsysteem.

Gegevens op mobiele telefoons en andere mobiele datadragers zijn tevens met wachtwoorden beveiligd en worden bij inactiviteit automatisch vergrendeld.

Procedure datalekken

Wij doen er alles aan uw gegevens zo goed en vertrouwelijk mogelijk te bewaren. Mocht er ondanks al onze inspanningen toch onbedoeld gegevens worden verspreid, gehackt of gedeeld treedt onze datalekprocedure in werking. Als dit een risico’s voor (natuurlijke) personen kan hebben zijn wij verplicht het datalek binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Alle datalekken worden door ons geregistreerd met daarbij de gevolgen en de maatregelen die wij hebben genomen.

Verwijderen van gegevens

Koffiemax verplicht zich tot het verwijderen van uw gegevens na afloop van de eerder genoemde bewaartermijnen. Daarnaast kunt u ons te allen tijde vragen om uw gegevens te verwijderen. Wij kunnen dit voor u verzorgen als wij de gegevens niet langer nodig hebben. Indien wij geen gehoor kunnen geven aan uw verzoek zullen wij u hiervan onderbouwd op de hoogte stellen.

Recht op inzage

U heeft recht op inzage in welke en op welke manier wij uw gegevens gebruiken en welke gegevens wij van u hebben. U kunt te allen tijde een verzoek indienen om de gegevens te wijzigen.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast. De meest recente privacyverklaring kunt u vinden op onze website.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies, een cookie is een klein bestandje dat een website via de browser opslaat op uw harde schijf. Dit doen wij om onze website voor u gebruiksvriendelijker te maken. Daarnaast gebruiken wij deze informatie om trends, gebruik en activiteiten in verband met onze website te analyseren via Google Analystics. Wij hebben een overeenkomst met Google gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data. Verder hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten, ook laten wij de IP-adressen anonimiseren. U kunt uw internetbrowser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd voor cookies. Ook kunt u het plaatsten van cookies volledig blokkeren.

Tot slot

Wij proberen zo transparant en zorgvuldig mogelijk met uw gegevens om te gaan. Als u desondanks toch vragen of klachten hebt over het gebruik van uw gegevens, dan verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen. We gaan dan ons uiterste best doen om uw vraag te beantwoorden of aan uw klacht tegemoet te komen. Mocht het zo zijn dat u niet tevreden bent met de door ons geboden antwoorden dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ook de beste koffie voor uw medewerkers?

Doe de koffiecheck of maak direct een afspraak en bel ons op 076 571 20 07

Doe de koffiecheck